Scrittura 2.0 – L’email

Scrivere un’email è un’esperienza quotidiana per molte persone, ma sono poche quelle che dimostrano di avere tutte le nozioni per scrivere correttamente e con efficacia.

Se non si ha dimestichezza con la scrittura in generale, serve correre ai ripari cominciando a leggere di più, meglio se libri o pubblicazioni di una certa qualità. In questo modo si miglioreranno le proprie capacità di scrittura, oltre che di pensiero.

Tuttavia non serve essere dei professionisti della scrittura per conoscere le semplici regole che stiamo per vedere, valide al lavoro e nel privato, che rendono la comunicazione via email più facile, gradevole e professionale.

Prima di scrivere: scelta dell’argomento.

Non scrivere una mail per trattare 3 argomenti diversi, scrivi invece 3 email. Non temere di scrivere troppe email. Scrivere tre mail è semplicemente la cosa da fare.

Poniti la domanda: di quale argomento voglio parlare? Risponditi e resta nell’argomento che hai stabilito.

Lo scopo è che chi riceve l’email possa concentrare la sua attenzione su un argomento alla volta. Lo stesso vale per te che scrivi. Risparmierete entrambi tempo e fatica.

Risposte precise potranno seguire solo se facciamo domande precise. Se siamo vaghi o tocchiamo troppi argomenti nella stessa email, il rischio è che il messaggio non arrivi a destinazione, nella testa delle persone. Non otterremo la risposta che desideravamo o peggio verremo ignorati.

L’oggetto

L’oggetto è la prima chiave per una comunicazione efficace per email. Le ragioni sono almeno due:

1. un oggetto ben scritto e coerente con l’immagine che vogliamo trasmettere all’interlocutore rafforzerà la nostra credibilità.

Se state scrivendo per la prima volta ad un certo destinatario, dipende proprio dall’oggetto se farete una buona o cattiva prima impressione.

Sia che stiate inviando una comunicazione pubblicitaria tramite una newsletter oppure il vostro CV ad un potenziale datore di lavoro, probabilmente avete un’unica chance per avere l’attenzione del vostro lettore, giocatevela bene.

2. L’oggetto costituisce il “titolo dell’email”, deve dare un’idea di quanto ci apprestiamo a scrivere. Se avete correttamente deciso di scrivere riguardo un unico argomento risulterà più semplice scrivere un buon oggetto.

L’oggetto vale quanto il messaggio stesso contenuto nell’email. Immaginate che debba essere un messaggio autonomo e telegrafico, cioè coinciso al punto da essere irriducibile ma contenente l’informazione essenziale.

Nell’oggetto possiamo concentrare il succo del messaggio, con due vantaggi:

–          agevoliamo subito la lettura e la comprensione del messaggio da parte del destinatario della comunicazione;

–          facilitiamo l’archiviazione e successiva ricerca del messaggio.

Non solo la gestione manuale della posta sarà molto semplificata, ma si potranno sfruttare regole automatiche per smistare le email a seconda delle parole contenute nell’oggetto.

Consigli per la scrittura dell’oggetto di un’email:

–          evitare oggetti troppo generici come “richiesta” o “ciao”.

Non forniscono nessuna informazione utile e rendono difficile ripescare una particolare email fra centinaia di altre email.

–          Fare attenzione che l’oggetto non sia errato. A volte capita di scrivere ad una persona rispondendo ad un vecchio messaggio, senza cambiare l’oggetto. Questo porta ad avere l’oggetto fuori tema e, con alcuni programmi di posta, il messaggio si ritrova erroneamente accodato ad una precedente conversazione.

–          Evitare oggetti che sanno di spam come “Leggi tutto”, “Fai girare”, “Mega offerta”, “Gratis”: le persone si sono assuefatte agli inviti all’azione e a un certo linguaggio da annuncio pubblicitario. Non funziona più. I filtri antispam invece funzioneranno benissimo e bloccheranno il messaggio.

–          Evitare di inserire nell’oggetto il nome del destinatario o del mittente. I nomi del mittente e del destinatario si possono leggere nei rispettivi campi dell’email. Ripeterli nell’oggetto è superfluo, non ci fate una buona impressione e anzi a qualcuno potrebbero venire sospetti.

Esempi di titolo:

SBAGLIATO: Roba da mattiii, da denucia !!!!!!!
CORRETTO: Concorrenza sleale su AdWords

SBAGLIATO: Questa è per te, potresti vedere?
CORRETTO: Iniziativa da promuovere su FB

SBAGLIATO: Richiesta verifica
CORRETTO: Verifica vostra fattura n.12/2014

Valgono inoltre i consigli generali di scrittura che stiamo per vedere più avanti, riguardo il corpo del messaggio.

Il corpo del messaggio

All’interno del vostro messggio email, sviluppare questo schema:

A. Premessa

Fornire nella premessa le informazioni di background che occorrono al lettore per comprendere con meno sforzo il resto del messaggio.
B. Argomento

Abbiamo già detto ogni email deve contenere un solo argomento. L’argomento va dettagliato, senza dare nulla per scontato. Se per esempio si vuole segnalare un problema di navigazione su un sito, specificare se si naviga da fisso o mobile, oppure se il problema si verifica saltuariamente o sempre.

C. Conclusione

Al termine dell’email trarre le conclusioni sul da farsi, esprimendo una richiesta specifica.

Esempi di conclusione:

SBAGLIATA: Mi piacerebbe discutere del sito.
CORRETTA: Possiamo prendere appuntamento Lunedì 15 marzo alle 10.30 per discutere dell’apertura di un’area e-commerce sul sito?

SBAGLIATA: Il catalogo on-line della cancelleria con questi colori mi ha stufato.
CORRETTA: Può studiarmi uno schema di colori brillanti per il catalogo?

SBAGLIATA: Non mi è chiaro l’utilizzo della vernice che vendete.
CORRETTA: Posso usare la vostra vernice per il mio windsurf?

Consigli di scrittura:

• evitare di scrivere tutto al maiuscolo perchè:

– è provato che la scrittura tutta al maiuscolo rende più faticosa la lettura;

– chi conosce la netiquette sa che questo equivale a gridare, cioè a essere maleducati con l’interlocutore;

– è un sintomo di incompetenza nella scrittura;

– può dar fastidio perchè percepibile come volontà di prevaricazione;

• • evitare punti escalamativi o interrogativi. Le sfilze di punti interrogativi sono usate da persone esagitate, con intenti manipolatori o comunque con problemi di comunicazione.
  • evitare parole con caratteri cubitali, caratteri spaziati fra loro o l’abuso del grassetto.

non commettere strafalcioni e rileggere il messaggio per correggere eventuali refusi.

La firma

Al termine del messaggio potrete scegliere di apporre una ‘firma’, cioè il vostro nominativo con eventuali recapiti telefonici, email, ecc.

Consigli per la firma di posta elettronica:

• Scegliere un carattere di forma e dimensioni che risultino leggibili su qualsiasi schermo.
  Se scrivete per conto di un’azienda, usate il modello suggerito dall’azienda.
• Non superare le due o tre righe.
• Evitare di mettere in firma l’intera carta dei valori aziendali, l’informativa completa sul trattamento dei dati personali o citazioni lunghissime.
• Evitare immagini, specie se pesanti.
• Evitare i link attivi,
  rendono più difficile superare i filtri antispam.
• Evitare gli inutili appelli del tipo: ‘non stampare questo messaggio se non è necessario – ama la natura’.
  Tutte le persone amano la natura …e hanno voglia di risparmiare tempo e inchiostro. Col vostro invito si sentiranno trattate da stupide.
• ‘Fai una donazione a ABC Onlus’ oppure ‘Non abbandonare gli animali’
  Se davvero ci tenete a sostenere un’associazione, scrivete un’email apposita a riguardo per chiedere aiuto. Lo stesso per sostenere una causa. Sarete molto più efficaci e dimostrerete meglio la sincerità delle vostre idee.